Подання відомостей про трудову діяльність у електронній формі
На вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua) працює дистанційний онлайн сервіс — “Електронна трудова книжка” та створено функцію “Відомості про трудові відносини”.
Відповідно до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 №1217 – ІХ, який вступив в силу з 10.06.2021, страхувальники подають відскановані трудові книжки до Пенсійного фонду України.
Постановою правління ПФУ «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок» від 01.06.2022 р. № 8-3 було затверджено зміни до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі запроваджено:
Відомості про трудову діяльність працівника в електронній формі подаються з урахуванням першочергового подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до частини першої статті 26 Закону України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування" залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу Пенсійного фонду України працівником особисто або через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов'язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до Порядку 8-3, а за періоди до набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021 року N 1217-IX "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" - одним із таких способів:
-у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
-в оцифрованому вигляді - шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово. Повторно подаються відомості про трудову діяльність у випадку виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01 липня 2000 року або створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.
ВИМОГИ ДО СКАН КОПІЙ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ:
Копії мають бути кольоровими.
Необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку.
Cкан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi).
Для якісної обробки даних формат зображення має бути jpg або pdf.
Розмір файлу pdf не повинен перевищувати 1 Мб.
ЩО ПОТРІБНО ПАМ’ЯТАТИ КАДРОВИКАМ ПІДПРИЄМСТВ:
Паперова трудова книжка повинна бути оформлена відповідно вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 № 58. Тому перш ніж сканувати трудові книжки, проведіть аудит.
Наразі особливо актуальним є, в умовах воєнного стану, збереження відомостей про трудову діяльність застрахованих осіб для забезпечення своєчасного нарахування соціальних виплат, аби зменшити ризики, пов’язані з втратою чи пошкодженням паперових документів під час воєнних дій на території України.
Впровадження електронної трудової книжки є передумовою для подальшої реалізації автоматичного призначення пенсії (без додаткового звернення) за фактом настання пенсійного віку.
Запрошуємо всіх бажаючих до навчання, що проходять щовівторка о 14:00 на ZOOM – платформі.
До нас можна приєднатися за посиланням: https://us04web.zoom.us/j/78252044395...
Або за ідентифікатором конференції: 782 5204 4395
Код доступу: 2020ETK
Реєстрація учасників буде проходити з 13:45 до 13:55.
